Bei Word im Web gibt es keine Statusleiste. Auch Kopf- und Fußzeilen gibt es nicht. Seitenränder passen sich dem Browser an, Seitenzahlen gibt es ebenfalls nicht, da das gesamte Dokument auf einer Seite dargestellt wird.

Im Gegensatz zur lokalen Word2010-Version ist die Word-App-Version eher spartanisch ausgerüstet. Statt wie bei der lokalen Version mit 7 bzw. 8 (mit Entwicklertools) Registerkarten, hat Word bei den WebApps gerade mal 4.

Und auch diese vier unterscheiden sich noch von der lokalen Installation. Einige Gruppen fehlen und auch innerhalb der Gruppen gibt es Unterschiede.

Registerkarte Datei

Die Registerkarte Datei hat so gut wie nichts mit der Registerkarte Datei der lokalen Installation zu tun. Während bei der lokalen Installation ein übersichtlicher Backstage-Bereich mit vielen Informationen zu Verfügung steht, finden sich bei Word im Web wenig wirklich brauchbares.

Nur Drucken und Datei schließen kann man nicht über die anderen Registerkarten erreichen. Freigeben und Eigenschaften lassen sich wesentlich komfortabler direkt in Skydrive bearbeiten, nachdem die Datei fertiggstellt oder hochgeladen ist.

Registerkarte Start

Nicht alle Gruppen, die sich in der Registerkarte Start lokalen Word-Version befinden, sind auch bei Word im Web vorhanden.

Völlig fehlt im Web die Gruppe Bearbeiten. Dialogfenster für die einzelnen Gruppen um gezielt zu formatieren fehlen ebenfalls.

Gruppe Zwischenablage

Obwohl sich diese beiden Gruppen lokal und im Web sehr ähnlich sehen, sind sie völlig unterschiedlich. Sie heißen beide zwar Zwischenablage, aber es sind 2 verschiedene Zwischenablagen gemeint. Während Sie im Web auf die Windows-Zwischenablage zugreifen, ist bei der lokalen Installation die Office-Zwischenablage gemeint, die nicht nur wesentlich flexibler, sondern auch Anwendungsübergreifend genutzt werden kann.

Gruppe Schriftart

Diese Gruppe ist im Web und lokal ebenfalls  unterschiedlich. Die Icons für die Vergrößerung oder Verkleinerung der Schrift, fehlen ebenso wie das Icon für die komplette Großschreibung eines Wortes und auch WordArt ist bei der WebApp nicht möglich.

Gruppe Absatz

Hier gibt es sehr große Unterschiede. Bei der WebApp fehlen so wichtige Dinge  wie der Blocksatz, das Einblenden der Formatierungszeichen, die für genaues Formatieren wichtig sind,  Rahmen und Schattierungen sind auch nicht möglich, und die sehr wichtige nummerische Gliederung ist ebenfalls nicht einzustellen.

Gruppe Formatvorlagen

Die Formatvorlagen der Word-WebApp sind starr und können nicht verändert werden. Sie beruhen auf dem Design Larissa, ein anderes Design zu wählen ist nicht möglich. Wer das möchte, sollte sein Dokument lokal anfertigen und dann erst hochladen. Dann werden auch die Formatvorlagen eines anderen Designs angzeigt.

Gruppe Bearbeiten

Diese Gruppe gibt es bei der WebApp nicht.

Gruppe Rechtschreibung

Diese Gruppe ist sehr spartanisch bei der WebApp. Es wird nur die Rechtschreibüberprüfung angeboten.

Bei der lokalen Installation ist diese Gruppe in der Registerkarte Überprüfen zu finden und enthält zusätzlich die Befehle: Recherchieren, Thesaurus und Wörter zählen.

Gruppe Office

Diese Gruppe ermöglich nur das Öffnen der Datei im lokal installierten Word.

Registerkarte Einfügen

Die Registerkarte Einfügen bei der WebApp lässt nicht viele Einfügemöglichkeiten zu. Feldfunktionen, Schnellbausteine, Diagramme und auch Formen können nicht eingefügt werden und selbst bei Tabellen, Bildern und Cliparts gibt es Einschränkungen.

Für Tabellen und Bilder stehen zwar weitere Registerkarten mit Bearbeitungsfunktionen zu Verfügung, aber auch hier gibt es gravierende Unterschiede zur lokalen Version.

Gruppe Tabellen

Während es bei der lokalen Installation auch die Möglichkeit eine Excel-Tabelle in eine Word-Dokument einzufügen, bleibt bei den WebApps nur die Word-Tabelle. Eine Excel-Tabelle, die lokal eingefügt wurde, kann auch nicht im Web weiterbearbeitet  werden. Eine Ansicht der Excel-Tabelle ist nur im Lesemodus möglich.

Anders die Word-Tabelle, sie kann eingefügt und bearbeitet werden. Es gibt auch einige, wenn auch wenige zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten in einer weiteren Registerkarte, die eingeblendet wird, wenn der Cursor in der Tabelle steht.

Während bei der lokalen Installation die Registerkarte Tabellentools in zwei Unterregisterkarten unterteilt ist (Entwurf und Layout), gibt es bei den WebApp nur die Registerkarte Layout. Und auch diese Registerkarte enthält sehr viel weniger Befehle, als die der lokalen Installation. So gibt es z.B. den Funktionsassistenten für Berechnungen in Word-Tabellen nicht.

Gruppe Bilder

In der Gruppe Bilder stehen 2 Befehle zur Verfügung. Sie können Bilder von der Festplatte einfügen oder ClipArts von der Microsoft ClipArt-Suchseite. Allerdings ist der Begriff ClipArts hier eher irreführend, denn auch hier sind es nur *.jpg-Bilder die eingefügt werden können. Die ClipArts, die Sie lokal einfügen können, bestehen in der Regel aus zusammengesetzten und dann gruppierten Formen. Diese ClipArts können Sie selbst noch umgestalten und verändern. Das geht bei den ClipArts der WebApp nicht, da es eben keine Grafiken sind sondern eingefügte Bilder.

Auch für Bilder und ClipArts gibt es für die Bearbeitung eine zusätzliche Registerkarte, die jedoch nicht sehr hilfreich ist, wenn Sie dagegen die Bearbeitungsmöglichkeiten der lokalen Installation vergleichen.

Es gibt bei der WebApp im Grunde nur die Möglichkeit, Bilder zu verkleinern oder zu vergrößern.

Gruppe Hyperlink

Hier fehlt die Möglichkeit z.B. Querverweise oder Textmarken einzufügen, wichtige Möglichkeiten für die Sprungmarken in einem Dokument.

Registerkarte Ansicht

Im Web sind die Möglichkeiten der verschiedenen Ansichten des Dokumentes sehr begrenzt. Es gibt z.B. keine Gliederungsansicht. In der Leseansicht im Web, die der Seitenlayoutansicht bei der lokalen Installation entspricht, kann das Dokument nur gelesen und nicht bearbeitet werden, die Bearbeitungsansicht gibt keinen Aufschluss über die Seiteneinstellungen oder die Kopf- und Fußzeilen.

Die Registerkarten Seitenlayout, Verweise, Sendungen, Überprüfen und Entwicklertools gibt es bei Word im Web nicht.

Fazit des Vergleichs

Die Word-WebApp ist eine gute Möglichkeit, ein Dokument zu lesen. Sie bietet jedoch nur ganz begrenzte Möglichkeiten es auch zu bearbeiten. Um ein fremdes oder eigenes Dokument zu überarbeiten, sollten Sie es in der lokalen Word-Installation öffnen. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn es nicht von einer anderen Person schon geöffnet ist. Ein gleichzeitiges Arbeiten am Dokument mit mehreren Personen ist nicht möglich.

Da sich in den letzten 3 Office-Version bei Word jeweils das Dateiformat gravierend geändert hat, sollten Sie sich vergewissern, welche Word-Version Ihren Teammitgliedern zur Verfügung steht. Es empfiehlt sich, in der lokalen Version die Optionen so einzustellen, dass in der ältesten genutzten Office-Version gespeichert wird. Außerdem bleibt so gewährleistet, dass nur Feature verwendet werden, die es in allen Versionen gibt.

Mit der Word-WebApp können Sie ein einfaches Dokument erstellen (z.B. Notizen, Anweisungen oder einen sehr einfachen Brief). Da Sie jedoch keinerlei  Einfluss auf das Seitenlayout (Seitenränder) haben, ist die WebApp ganz sicher nicht für komplexe Dokumente geeignet.

Skydrive in Verbindung mit den Windows Live Gruppen eignet sich jedoch hervorragend dazu, im Team zu arbeiten. Es gibt dann keine verschiedenen Versionen und alle Teammitglieder arbeiten am gleichen Dokument (wenn auch nicht gleichzeitig).

Weiterführende Links

Office WebApps auf Windows Live in Skydrive

Windows Live Gruppen erstellen und einrichten

Projekte zusammen bearbeiten in Windows Live Gruppen

Was bietet Office 365 Beta?

Office 365 bietet eine Cloud-Anbindung als Abonnementdienst. D.h. nach der öffentlichen Beta-Phase wird Office 365 kostenpflichtig. Die Preise sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Geplant sind Preise von 5,25€ bis ca. 30€ pro Anwender je nach Lizenz und Office365-Version.

Office 365 enthält Outlook mit Exchange, eine Sharepointanbindung und die WebApps. Es bietet sich auch für Freiberufler und kleine Unternehmen an (Plan E1). Größere Unternehmen sollten sich für die Enterprise-Version entscheiden.

Ich hab schon im Vorfeld am begrenzten Betatest teilgenommen und weiß, dass es nicht immer so einfach ist, Office 365 einzubinden. Daher hat sich das Forum Office 2010 Hilfe entschlossen, ein eigenes deutsches Forum für Office 365 einzurichten.

Hier einige Bilder von der Oberfläche von Office 365 (Plan E3).

Die Startseite

Outlook/Exchange Online

Sharepoint Online

Administrator

Welche Systemvoraussetzungen sind nötig?

Um Office 365 nutzen zu können, sind folgende Systemvoraussetzungen nötig:

Registrierung und Videos zu Office 365

Die neue PHPbb Version wartet mit einigen neuen Funktionen auf, so z. B mit der Schnellantwort, wenn schnell und ohne große Formatierung eine Antwort gegeben werden kann.

Auch auf eine noch größere Sicherheit für die User wurde Wert gelegt. Spammer haben nun wesentlich weniger Chancen, Beiträge mit unerlaubter Werbung zu schreiben oder sich als Mitglied anzumelden.

Beide Foren, die unterschiedlich lange online sind, haben jetzt ein einheitliches Layout und unterscheiden sich nur noch durch die unterschiedliche Office-Version, die Office-Icon und das Foren-Logo.

Office 2007 Hilfe

Das Forum ist seit dem 20.09.2006 online.

Weitere Daten:

• Das Logo
  
• Die Office 2007-Icons
  
• zur Zeit ca. 3.800 Mitglieder
• 7.190 Themen
  
• 29.335 Beiträge

Das Forum wartete von Anfang an mit einem eigenen Tutorial-Forum an, das mit dem neuen Layout zwar weiter Bestand hat, aber alle wichtigen Tutorials und auch die FAQs werden nach und nach in die neue Knowledgebase des Forums überführt und aktualisiert.

Office 2010 Hilfe

Dieses Forum ist seit dem 14.07.2009 online und betreute schon die Tester der Technical Preview, die nicht öffentlich zugänglich war.

Weitere Daten:

• Das Logo
  
• Die Office 2010-Icons
  
• zur Zeit ca. 900 Mitglieder
• 1376 Themen
• 5436 Beiträge

Im Office 2010 Forum war die Knowledgebase von Anfang an integriert und ist inzwischen auch mit Tipps, Anleitungen und FAQs gut gefüllt.

Die Knowledgebase der Foren

Wie schon erwähnt, haben jetzt beide Foren eine eigene Knowledgebase. Während die Knowledgebase des Forums Office 2010 Hilfe schon gut gefüllt ist, wird es noch einige Zeit dauern, bis auch im Forum Office 2007 die Anleitungen, FAQs und Tipps übertragen sind. Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den Office Versionen, aber auch zu Fragen zum Betriebssystem, wenn es für Office relevant ist.

Die Knowledgebase hat für alle den Vorteil, dass man auf einen Blick die wichtigsten  und häufigsten Fragen übersichtlich nach Kategorien geordnet sehen kann. Außerdem kann im Forum leicht auf die Artikel der Knowledgebase verlinkt werden, wenn ähnliche Fragen gestellt werden. Das ist eine Erleichterung für alle, die bisher immer wieder die gleichen Antworten tippen mussten.

Zur Zeit gibt es folgende Kategorien in der Knowledgebase des 2010-Forums:

Office 2010	Outlook 2010	Word 2010	Excel 2010
14 Artikel	21 Artikel	8 Artikel	3 Artikel
PowerPoint 2010	Menüband programmieren	Windows 7	Windows Vista
2 Artikel	2 Artikel	5 Artikel	1 Artikel

Die Knowledgebase des 2007-Forums wird nach und nach ähnliche Kategorien erhalten.

Innerhalb der Kategorien werden die Artikel noch nach Artikeltypen unterschieden, diese sind:

• FAQ
• Tipp
• Grundlagen
• Fehlermeldung
• Tutorial

Neu in der Knowledgebase ist ein Bewertungssystem. Hier können die Mitglieder die Artikel bewerten.

Zur Zeit werden Sie noch keine Bewertungen sehen, obwohl ein Artikel wie über die Parallelinstallation von Office inzwischen fast 7000 mal aufgerufen wurde. Das Bewertungssystem funktioniert natürlich nicht rückwirkend und obwohl alle Besucher der Foren die Knowledgebase aufrufen können, können nur Mitglieder des Forums die Artikel auch bewerten.

Das neue Outfit und das Portal

]]> http://www.msoffice-magazin.de/news/neues-outfit-fur-die-foren-office-2007-und-2010-hilfe/feed/ 0 http://www.msoffice-magazin.de/news/html-mail-aus-word-eine-alternative-zum-briefpapier-in-outlook/ http://www.msoffice-magazin.de/news/html-mail-aus-word-eine-alternative-zum-briefpapier-in-outlook/#comments Wed, 26 Jan 2011 14:46:20 +0000 Ursula Eilers http://www.msoffice-magazin.de/?p=3137 Bis Outlook 2003 konnte jeder mit ein wenig HTML-Kenntnissen ein eigenes Briefpapier für Outlook erstellen. Seit Office 2007 ist das so nicht mehr möglich, da es keinen HML-Editor in Outlook mehr gibt. Sie können in Outlook nur noch mit dem Word-Editor arbeiten.

Ein zweites Problem ist für viele, dass es so gut wie keine Möglichkeit gibt, mit Mail-Vorlagen zu arbeiten. Es gibt zwar den Mail Entwurf, allerdings verschwindet die entworfene Mail aus dem Entwurfordner in Outlook, wenn Sie sie einmal nutzen und senden.

Die email.dotx, die globale Mailvorlage in Outlook reagiert kaum auf Änderungen.

Eine Alternative bietet das Mailen mit Outlook direkt aus Word. Hier ist es möglich, verschiedene Email-Dokumentvorlagen zu erstellen. Voraussetzung zum Mailen aus Word über Outlook sind einige ältere Word-Befehle, die im Menüband nicht mehr vorhanden sind, die aber über die Word-Optionen wieder in die Menüleiste oder den Schnellzugriff (Outlook 2007) eingefügt werden können.

E-Mail-Empfänger

Dieser Befehl ermöglicht es die Kopie  eines Word-Dokumentes als Mail (kein Anhang) direkt aus Word über Outlook zu versenden. Das Word-Dokument kann anschließend als Dokument gespeichert werden.

Der große Vorteil ist, dass Sie hier mit Dokumentvorlagen im HTML-Format arbeiten können, die auch beim Empfänger im HTML-Format ankommen. Dadurch können Sie Mails mit Firmenlogo und Firmendesign verschicken, ohne jede Firmen-Mail neu zu erstellen. Das spart Zeit, die besser für andere Dinge eingesetzt werden kann.

E-Mail

Mit diesem Befehl versenden Sie Ihr Word-Dokument als Anhang.

Die Anlage kann mit Word beim Empfänger bearbeitet werden, was mit dem Befehl E-Mail-Empfänger nicht möglich ist, da ja das Dokument zur HTML-Mail gewandelt wird.

Zur Durchsicht versenden

Mit diesem Befehl versenden Sie ein Dokument zur Durchsicht.

Die Mail in Outlook ist schon vorbereitet und enthält  einen dementsprechenden Betreff und einen kurzen Text im eigentlichen Mailbereich. Sie können Betreff und auch Text immer noch anpassen und verändern.

XPS- oder PDF-E-Mail-Anlage

Mit diesen beiden Befehlen ist es nicht mehr nötig, ein Word-Dokument zunächst als PDF- oder XPS-Datei zu speichern, um es dann als Dateianhang mit Outlook zu versenden.

Das eigentliche Word-Dokument bleibt unberührt und die Outlook-Anlage wird zur PDF- oder XPS-Datei umgewandelt. Diese Möglichkeit hat den Vorteil, dass das Worddokument selber  weiter bearbeitet werden kann.

Wer sich über diese Möglichkeiten weiter informieren möchte, der findet in der Knowledgebase des Forums Office 2010 Hilfe ein umfassendes Tutorial, das nicht nur das Arbeiten mit dem Befehl E-Mail-Empfänger erklärt, sondern auch wie man diese Befehle in das Menüband einbindet und wie mit Email-Dokumentvorlagen aus Word gearbeitet werden kann.

Mailen direkt aus Word im HTML-Format

• unterschiedliche Seitenformate
  Hoch- oder Querformat
• unterschiedliche Seitenränder
  Hier können nach einem Abschnittswechsel (nächste Seite, gerade Seite, ungerade Seite) die Seitenränder anders eingestellt werden.
• unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen
  Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen sind gerade in größeren Dokumenten wichtig. Auch hier helfen Abschnittsumbrüche.
• unterschiedlich nummerierte Fußnoten
  Es gibt Fuß- und Endnoten. Je nach Abschnitt können Sie sich für eine der beiden Arten entscheiden. Außerdem können die Fußnoten für einen Abschnitt neu gezählt werden.
• u.v.m.

Es gibt unterschiedliche verschiedene Abschnittsumbrüche.

• Abschnittsumbruch Nächste Seite
  Dieser Wechsel ist dann wichtig, wenn ein Abschnitt mit der nächsten Seite beginnen soll.
• Abschnittsumbruch Fortlaufend
  Dieser Wechsel spielt u.a. bei Formularen eine wichtige Rolle. Er findet innerhalb einer Seite statt.
• Abschnittsumbruch Gerade Seite
  Auch hier beginnt der Wechsel auf einer neuen Seite, allerdings auf der nächsten geraden also linken Seite bei z.B. einem Dokument mit gegenüberliegenden Seiten. Wäre die nächste Seite eine Ungerade, fügt Word automatisch eine leere Seite ohne Kopf- und Fußzeilen ein.
• Abschnittsumbruch Ungerade Seite
  Auch hier beginnt der Wechsel auf einer neuen Seite, allerdings auf der nächsten ungeraden also rechten Seite bei z.B. einem Buch mit gegenüberliegenden Seiten. Wäre die nächste Seite eine gerade, fügt Word automatisch eine leere Seite ohne Kopf- und Fußzeilen ein. Diese Variante wird meist für Dokumente gewählt, bei denen die Kapitel stets auf der rechten Seite beginnen sollen.

Es gibt generell 2 Möglichkeiten einen Abschnittswechsel hinzuzufügen.

• Über die Menüleiste Seitenlayout –> Seite einrichten –> Umbrüche –> Abschnittsumbrüche
• Über das Dialogfenster Seite einrichten (Seitenlayout –> Seite einrichten –> kleiner Pfeil unten rechts)
  Es öffnet sich das Dialogfenster Seite einrichten. Wählt hier die Registerkarte Layout.

  

  1. Abschnitt einrichten
     Hier Sie  alle Möglichkeiten einen für Sie richtigen Abschnittsumbruch zu wählen.
  2. Kopfzeile einrichten
     Es gibt die Möglichkeit, die erste Kopfzeile eines Abschnittes anders zu gestalten. Ist z.B. ein Deckblatt vorhanden, sollten Sie die Option Erste Seite anders wählen.
  3. Übernehmen für: Dokument ab hier
     Sie können Ihre Einstellungen für das gesamte Dokument übernehmen. Bei verschiedenen Abschnitten gilt die Einstellung Dokument ab hier.
  4. Einstellungen mit OK bestätigen

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo ein neuer Abschnitt beginnen soll und fügen Sie je nach Dokument den Abschnittswechsel Nächste Seite, Gerade Seite oder Ungerade Seite ein. Wenn Sie den Befehl aus der Menüleiste wählen, dann sollten Sie in der Kopf- und Fußzeile kontrollieren, ob Erste Seite anders de- oder aktiviert ist. Ich persönlich bevorzuge die Einrichtung das Dialogfenster, da die Einstellmöglichkeiten hier größer sind.

Und noch einen Vorteil hat das Einrichten über das Dialogfeld. Sie können die Einstellungen für die nächsten Abschnitte übernehmen, indem Sie zum nächsten Abschnitt scrollen, dort den Cursor setze und dann die Taste F4 drücke (wiederholt den letzten Befehl in Office Anwendungen). Der Abschnittsumbruch wird mit allen Einstellungen übernommen.

Der Abschnittsumbruch Fortlaufend

Sie können auch Abschnitte innerhalb einer Seite einrichten. Das ist z.B. nötig, wenn Sie zwischen Fließtext und Spaltensatz wechseln möchten.

Und noch einen anderen Grund gibt es, eine einzelne Seite in Abschnitte zu unterteilen. Das ist immer dann nötig, wenn bestimmte Teile vor einer Bearbeitung von anderen geschützt werden sollen (z.B. bei Formularen oder bei Textstellen, die nicht verändert werden dürfen).

1. Markieren Sie die Textstellen, die Sie zur Bearbeitung freigeben möchten. In diesem Fall alle Abschnitte mit Fließtext.

   

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Entwicklertools und aktivieren Sie Bearbeitung einschränken.
3. Aktivieren Sie in der Bearbeitungsleiste Punkt 2 Bearbeitungseinschränkung.
4. Hier haben Sie die Wahl, welche Bearbeitung Sie erlauben möchten. In diesem Fall Keine Bearbeitung.
   
5. Klicken Sie dann auf Ja, jetzt Schutz anwenden.
6. Sie können jetzt noch ein Kennwort eingeben, damit nur Benutzer, denen das Kennwort bekannt ist, den Schutz aufheben können.
7. Das Dokument ist geschützt und nur die gelb markierten Abschnitte können geändert werden.
   

Ein erweitertes Tutorial zum Arbeiten mit Abschnittswechseln finden Sie in der Knowledgebase des Forums Office 2010 Hilfe

Seitenzahlen in einem Dokument verschieden formatieren

Da zu diesem Thema auch Hintergrundinformationen wichtig sind, stellt die Knowledebase des Forums Office 2010 Hilfe jetzt ein umfangreiches Tutorial zu diesem Thema zur Verfügung.

In diesem Tutorial wird gezeigt, wie mit Hilfe einer Dokumentvorlage (steht zum Download bereit) ein Dokument mit mehreren unterschiedlichen Abschnitten erstellt und eingerichtet werden kann. Auch auf unterschiedliche StyleRef-Feldfunktionen geht dieses Tutorial ein. Es ist reichhaltig bebildert und hält für jeden Schritt auch ein eigenes Word-Dokument zum Download bereit.

Seitenzahlen in einem Dokument verschieden formatieren

Microsoft geht in allen Artikeln immer von der neuesten Versionen der Programme aus, aber das ist der Idealzustand. Es kann ganz anders aussehen.

Aber zunächst braucht die neue Gruppe Mitglieder und die Einladung der Gruppenmitglieder ist unabhängig von den installierten Programmen und Versionen.

Inhalt:

• Gruppenmitglieder einladen
  • Gruppeneinladung annehmen
  • Gruppenrollen und Berechtigungen
• Arbeiten mit der Gruppe
• Der Gruppenkalender
• Das Gruppennotizbuch

Gruppenmitglieder einladen

Die Gruppe Dokumentvorlagen für Microsoft Office lässt es zu, dass sich jeder um eine Aufnahme bewerben kann. Trotzdem sollen einige Mitglieder direkt eingeladen werden.

Ein Klick auf Personen einladen öffnet die Seite auf der Sie die Email-Adressen der von Ihnen gewünschten Mitglieder eingeben können. Sie können alle Adressen hintereinander eingeben.

Die Empfänger der Mail müssen Ihre Zustimmung geben, damit sie dann auch als Mitglieder eingetragen werden können. Also können Sie jetzt nur warten. Interessant ist, dass die Gruppeneinladungen auch bei Hotmail im Spamordner landen können, was so eigentlich nicht gewollt sein kann. Wenn Sie also nichts von den Eingeladenen hören, sollten Sie nachfragen, warum die Einladung nicht angenommen wurde.

Gruppeneinladung annehmen

Kommt die Email von Windows Live beim Empfänger an, dann sieht sie so aus:

Klicken Sie, wenn Sie eine Einladung bekommen auf Gruppe anzeigen. Es öffnet sich die Gruppe und Sie können jetzt entscheiden, ob Sie an dieser Gruppe teilnehmen wollen.

Haben Sie die Einladung angenommen, werden Sie zur Gruppe weitergeleitet und die Gruppe wird auch in Ihrem Messenger eingetragen.

Ist einer der Teilnehmer aus der Gruppe online, so wird das auch im Messenger angezeigt. Ist jedoch die Gruppenkonversation wie in diesem Fall deaktiviert, bleibt die Gruppe offline. Jeder der eine Einladung annimmt, ist zunächst einmal einfaches Mitglied. Der Besitzer der Gruppe kann jedoch eine andere Rollenverteilung vornehmen.

Gruppenrollen und Berechtigungen

Innerhalb einer Gruppe gibt es drei unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:

• Mitglied
  Mitglieder haben nicht viele Rechte in einer Gruppe, wenn der Besitzer der Gruppe entschieden hat, dass Mitglieder keine Dateien hochladen können und Dateien nur ansehen können. Sie können aber zur Verfügung gestellte Dateien auf den eigenen PC herunterladen (einzeln oder einen ganzen Ordner als zip-Datei). Eine einzelne Datei kann aber vom Besitzer jederzeit für alle freigegeben werden.

  Auch bei den Optionen der Gruppe haben Mitglieder nur eingeschränkte Rechte, es gibt lediglich 2 Menüpunkte.
  

  

• Mitbesitzer
  Mitbesitzer haben fast soviele Rechte, wie der eigentliche Besitzer. Es gibt lediglich 2 Optionen,  die ihnen nicht zur Verfügung stehen, die Gruppe zu löschen oder Gruppenmitglieder zu entfernen.



• Besitzer
  Besitzer haben alle Rechte. Sie sollten sich also gut überlegen, ob Sie jemanden aus der Gruppe zum Besitzer machen, denn er kann die Gruppe auch löschen oder in Ihrer Besitzerrechte eingreifen.

Mehr über die Optionen von Gruppen, können Sie im Artikel “Windows Live Gruppen erstellen und einrichten” nachlesen.

Da jetzt die wichtigsten Personen eingeladen sind und die Einladung angenommen haben, können jetzt auch die Dateien für diese Gruppe hochgeladen werden.

Arbeiten mit der Gruppe

]]> http://www.msoffice-magazin.de/news/projekte-zusammen-bearbeiten-in-windows-live-gruppen/feed/ 0 http://www.msoffice-magazin.de/news/aktion-kerzlein-3-gratis-e-book/ http://www.msoffice-magazin.de/news/aktion-kerzlein-3-gratis-e-book/#comments Sun, 12 Dec 2010 00:18:02 +0000 Ursula Eilers http://www.msoffice-magazin.de/?p=3036 Auch am 3. Advent gibt es ein Gratis E-book von Microsoft Press:

Office 2010 und SharePoint – Die neue Welt der Zusammenarbeit
Erfahren Sie am praktischen Beispiel, wie der ideale Einsatz von Microsoft Office 2010 sowie SharePoint und Co. Ihren Arbeitsalltag vereinfacht, optimiert, Kosten senkt, Produktivität und Effizienz erhöht. Im Fokus stehen Anwendungs-Möglichkeiten für die tägliche Arbeit sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch für die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten und Kunden.
Kostenlos und ungekürzt erhalten Sie von uns einen hoch aktuellen und äußerst praxisnahen Ratgeber! (PDF, 42.7 MB)
Beginnen Sie noch heute, Ihren Unternehmensalltag effektiver zu gestalten!

Andreas Dreyer, Joachim Scheder und Christoph Lesser arbeiten in unterschiedlichen Funktionen bei der Microsoft Deutschland GmbH und wissen von ihren Kunden um das Bedürfnis nach konkreten Beispielen für den optimalen Einsatz der Office-Produkte in der heutigen Arbeitswelt.

Das Buch ist noch nicht erschienen, Sie sind also die Ersten, die es lesen dürfen.

Aus dem Inhalt

1. E-Müll für Dich! – Wieso der Umgang mit E-Mail viele Grund-Probleme im Zeitmanagement widerspiegelt
2. Bei mir ist alles wichtig! – Wie Sie Prioritäten setzen
3. Dafür hab ich keine Zeit! – Wie Sie mit effektiver Wochen-Planung Zeit für die Dinge finden, die Ihnen wichtig sind
4. Es kommt sowieso alles anders! – Wie Sie Tagespläne erstellen, die funktionieren
5. Die reinste Chaos-Truppe – Wie Sie im Team Termine planen, Dokumente und Informationen tauschen
6. Ich hab alles im Kopf! – Die perfekte Outlook-Ergänzung für Ziele, Notizen und Ideen
7. Morgen könnte ich ja mal angefangen – Wie Sie von den Inhalten dieses Buches profitieren und künftig Ihre Zeit immer besser im Griff haben

Das Buch können Sie nur bis zum 15.12.2010 über diesen Link herunterladen:

Hier den Bestseller von Prof. Dr. Lothar J. Seiwert kostenlos downloaden

Inhalt dieses Artikels

• Einleitung
• Eine Gruppe erstellen
• Gruppe einrichten
  • Gruppenoptionen – Allgemein
  • Gruppenoptionen – E-Mail
  • Gruppenoptionen – Gruppenkonversation
  • Gruppenoptionen – Persönlich
  • Gruppenoptionen – Gruppe verlassen

Sucht man nach Artikeln zu den Windows Live Groups, um sich zu informieren, findet man entweder veraltete Artikel im Windows Live Blog (leider auch nicht besonders aufschlußreich) oder nur kurze Hinweise, dass es die Gruppen ermöglichen mit bis zu 40 Personen gleichzeitig über den Messenger zu chatten. Das kann zwar ganz nett sein, aber ist m.E. nicht der eigentliche Sinn der Gruppen. Sinnvoll sind die Gruppen vor allem, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. SmartMax weist im Vorfeld der Wave4 auch auf die neuen Gruppen-Feature hin.

Was können die Windows Live Gruppen?

Hier widersprechen sich die Angabenvon Microsoft.

Ich persönlich arbeite mit Gruppen seit ein Kollege für die Betaphase eine solche Gruppe einrichtete. Zu dem Zeitpunkt gab es bei den Gruppen noch ein Diskussionsboard, das leider mit der Wave 4 verschwunden ist. Das Diskussionsboard war und ist (in alten Gruppen immer noch vorhanden) sehr hilfreich, wenn in der Gruppe Absprachen getroffen werden.

Der Chat im Messenger ist da kein adäquater Ersatz, denn hier sind die Diskussionen flüchtig und werden nicht gespeichert. Wer also noch alte Gruppen eingerichtet hat und diese nicht mehr braucht, sollte sie nicht löschen, sondern lieber umfunktionieren.  Aber ich greife vor und will zunächst einmal erklären, für wen solche Gruppen sinnvoll sind.

Für wen sind die Windows Live Gruppen sinnvoll?

Die Gruppen sind für alle wertvoll, die mit anderen zusammenarbeiten und nicht über ein lokales Netzwerk verbunden sind. Das betrifft Studenten, genauso wie Kollegen, Freunde oder die Familie.

• Studenten
  Viele Seminar-, Bachelor- und Masterarbeiten werden heute nicht mehr von einem Studenten alleine, sondern in Gruppen erstellt. Statt Dokumente per Email hin- und her zu schicken und Gefahr zu laufen, dass jeder eine andere Version auf dem Rechner hat, ist es besser alle Dokumente in einer Gruppe zu hinterlegen.
  Aber auch für das Korrekturlesen von mehreren Personen bieten sich die Gruppen an.
• Kollegen
  Oft sind es Projekte oder Planungen, die gemeinsam bearbeitet werden müssen und nicht immer ist das über das Firmennetzwerk so einfach zu bewerkstelligen. Kollegen arbeiten im Außendienst und können schon deshalb nicht auf das lokale Netzwerk zugreifen, andere sind auf Dienstreise usw. usw.
• Freunde
  Urlaubsbilder , gemeinsame Aktivitäten , eine Gruppe für den Verein, gemeinsame Termine und vieles mehr plant und teilt man mit Freunden und auch hier bieten sich die Gruppen bei Windows Live an.
  
• Familie
  Solange die Kinder klein sind, ist die Kommunikation innerhalb der Familie kein Problem, aber irgendwann stehen die Kinder auf eigenen Füßen, haben eine eigene Familie und sind durch Studium und Beruf in alle Himmelsrichtungen verstreut und nicht immer erreichbar. In den Windows Live Gruppen können Familiennachrichten an alle weitergegeben werden und Termine geplant werden.
• Öffentliche Gruppen
  Wer eine eigene Webseite, einen Blog oder ein Forum betreibt und keinen eigenen Server hat, muss Traffic sparen. Aber oft möchte man Downloads für seine Leser zur Verfügung stellen. Auch hier sind die Gruppen eine gute Entscheidung. 25 GB sind eine Menge Platz, die man außerhalb von Skydrive zur Verfügung hat, der Gruppenkalender informiert über Termine und der Traffic für die eigene Seite wird geschont.

Eine Gruppe erstellen