MS Office-Magazin » Trickkiste

HTML-Mail aus Word eine Alternative zum Briefpapier in Outlook

Ursula Eilers — Wed, 26 Jan 2011 14:46:20 +0000

Bis Outlook 2003 konnte jeder mit ein wenig HTML-Kenntnissen ein eigenes Briefpapier für Outlook erstellen. Seit Office 2007 ist das so nicht mehr möglich, da es keinen HML-Editor in Outlook mehr gibt. Sie können in Outlook nur noch mit dem Word-Editor arbeiten.

Ein zweites Problem ist für viele, dass es so gut wie keine Möglichkeit gibt, mit Mail-Vorlagen zu arbeiten. Es gibt zwar den Mail Entwurf, allerdings verschwindet die entworfene Mail aus dem Entwurfordner in Outlook, wenn Sie sie einmal nutzen und senden.

Die email.dotx, die globale Mailvorlage in Outlook reagiert kaum auf Änderungen.

Eine Alternative bietet das Mailen mit Outlook direkt aus Word. Hier ist es möglich, verschiedene Email-Dokumentvorlagen zu erstellen. Voraussetzung zum Mailen aus Word über Outlook sind einige ältere Word-Befehle, die im Menüband nicht mehr vorhanden sind, die aber über die Word-Optionen wieder in die Menüleiste oder den Schnellzugriff (Outlook 2007) eingefügt werden können.

E-Mail-Empfänger

Dieser Befehl ermöglicht es die Kopie eines Word-Dokumentes als Mail (kein Anhang) direkt aus Word über Outlook zu versenden. Das Word-Dokument kann anschließend als Dokument gespeichert werden.

Der große Vorteil ist, dass Sie hier mit Dokumentvorlagen im HTML-Format arbeiten können, die auch beim Empfänger im HTML-Format ankommen. Dadurch können Sie Mails mit Firmenlogo und Firmendesign verschicken, ohne jede Firmen-Mail neu zu erstellen. Das spart Zeit, die besser für andere Dinge eingesetzt werden kann.

E-Mail

Mit diesem Befehl versenden Sie Ihr Word-Dokument als Anhang.

Die Anlage kann mit Word beim Empfänger bearbeitet werden, was mit dem Befehl E-Mail-Empfänger nicht möglich ist, da ja das Dokument zur HTML-Mail gewandelt wird.

Zur Durchsicht versenden

Mit diesem Befehl versenden Sie ein Dokument zur Durchsicht.

Die Mail in Outlook ist schon vorbereitet und enthält einen dementsprechenden Betreff und einen kurzen Text im eigentlichen Mailbereich. Sie können Betreff und auch Text immer noch anpassen und verändern.

XPS- oder PDF-E-Mail-Anlage

Mit diesen beiden Befehlen ist es nicht mehr nötig, ein Word-Dokument zunächst als PDF- oder XPS-Datei zu speichern, um es dann als Dateianhang mit Outlook zu versenden.

Das eigentliche Word-Dokument bleibt unberührt und die Outlook-Anlage wird zur PDF- oder XPS-Datei umgewandelt. Diese Möglichkeit hat den Vorteil, dass das Worddokument selber weiter bearbeitet werden kann.

Wer sich über diese Möglichkeiten weiter informieren möchte, der findet in der Knowledgebase des Forums Office 2010 Hilfe ein umfassendes Tutorial, das nicht nur das Arbeiten mit dem Befehl E-Mail-Empfänger erklärt, sondern auch wie man diese Befehle in das Menüband einbindet und wie mit Email-Dokumentvorlagen aus Word gearbeitet werden kann.

Mailen direkt aus Word im HTML-Format

WordPress.com: Ein neues Theme für den Blog

Ursula Eilers — Sun, 24 Oct 2010 23:08:10 +0000

Nach dem Umzug des Blogs von Windows Live zu WordPress.com ist das Layout des Blogs nicht unbedingt das, was der Blogbetreiber sich vorgestellt hat.

Ich möchte hier zeigen, welche Möglichkeit bestehen und wie man aus ihnen doch ein sehr individuellen Bloglayout entwerfen kann.

Schlichtes Weiß mit einem Herbstbild im Header im Gegensatz zum aufwändig gestalteten Blog bei Windows Live.

Es gibt ja die Möglichkeit, das Headerbild oder den Hintergrund zu ändern oder auch das gesamte Theme auszutauschen.

Ein WordPress-Blog auf dem eigenen Server hat ganz andere Möglichkeiten als ein Blog bei WordPress.com. Hier muss man sich mit den Gegebenheiten abfinden und das beste daraus machen. Ein FTP-Zugriff besteht nicht, das war aber bei Windows Live nicht anders.

Headerbild ändern

WordPress.com bzw. das Theme “Twenty Ten” bietet einige Hintergrundbilder an. Es ist aber auch möglich ein eigenes Hintergrundbild hochzuladen.

Das Headerbild verändert nicht das Theme sondern nur das Bild im Header.

Ich mag aber auch den schlichtweißen Hintergrund nicht, aber auch den kann ich ändern.

Hintergrund ändern

WordPress.com bietet zwei Möglichkeiten an, den Hintergund zu verändern. Ich kann ein Hintergrundbild wählen und habe dann noch sehr viele Möglichkeiten das Bild zu platzieren. Außerdem ist es möglich, die Hintergrundfarbe zu ändern.

Zunächste ändere ich die Hintergrundfarbe, was einmal über einen Fabmischer im Administrationsbereich möglich ist oder durch eine Direkteingabe des Farbcodes der gewünschten Hintergrundfarbe.

Ich entscheide mich für die Direkteingabe und wähle einen Farbton aus dem Headerbild. Dabei hilft mir ein kleines, aber feines Tool von Nattyware, Pixie. Auch hier verändert die Hintergrundfarbe das eigentliche Theme nicht.

Aber schön wäre auch ein Hintergrundbild. Für dieses Layout eignet sich zumindest für den oberen Rand nur ein sehr kleines Bild. Ich entscheide mich, das es ja eine Office 2010 Blog ist, für ein sehr kleines Office 2010 Logo mit den Maßen 30 x 31.

Zunächst muss ich das Bild hochladen und es wird mir in der Vorschau gekachelt angezeigt.

Es gibt aber noch sehr viele andere Möglichkeiten, dieses Bild im Hintergrund zu platzieren. Allein bei der Möglichkeit zu kacheln gibt es 4 verschiedene Arten.

Es gäbe noch eine fünfte Möglichkeit, aber zentriert zu kacheln wäre sinnlos, da darüber ja das Theme liegen würde.

Aber auch Einzelbilder rechts, links oder zentriert können gut aussehen. Auch da kommt es auf das vorher ausgesuchte Theme an. Das kleine Office-Icon ist hier nur ein Beispiel.

Diese Art ein Hintergrundbild zu positionieren, eignet sich zum Beipiel für ein Logo. Wenn Sie dabei die Option “Fest” wählen, ist das Logo auch während des Scrollens immer sichtbar.

Ich bin jedoch so mit dem Aussehen meines Blogs nicht zufrieden und werde es mit einem ganz anderen Theme probieren.

Theme ändern und anpassen

Das @-Zeichen bei Outlook 2010

Ursula Eilers — Sat, 23 Oct 2010 14:58:58 +0000

Immer wird im Forum Office 2010 Hilfe gefragt, warum das @-Zeichen für Mail-Adressen nicht funktioniert.

Es funktioniert, aber nicht mehr mit der alten Tastenkombination STRG + ALT + Q , sondern mit der Kombination ALTGR + Q. Warum das so ist, darüber schweigt sich Microsoft aus.

Eine andere Möglichkeit, die es schon seit DOS-Zeiten gibt, ist die Eingabe für Sonderzeichen über den Nummernblock. Für das @-Zeichen ist das ALT + 64.

Screenshots erstellen mit dem Snipping Tool von Windows

Ursula Eilers — Mon, 11 Oct 2010 14:55:10 +0000

Screenshots oder auch Hardcopies werden im IT-Alltag oft benötigt, sei es um dem Support zu zeigen, welche Fehlermeldungen auftauchen, um wichtige Einstellungen festzuhalten oder wenn es z.B. um das Speichern von Listen aus dem Windows Live Space geht. Dafür gibt es viele Screenshot-Programme, ich z.B. nutze seit langem SnagIT, das in seiner Version 10 ein echtes Profitool ist.

Aber nicht jeder braucht so ein Profitool. Nutzer von Windows Vista oder Windows 7 haben im Zubehör dieser Betriebssysteme das Snipping Tool, das für Screenshots gute Dienste leistet. Sie finden dieses Tool im Startmenü unter Zubehör.

Windows 7 gibt Ihnen die Möglichkeit, dieses Tool, das ja öfter gebraucht wird, an die Taskleiste zu heften.

Wer mit Vista arbeitet, sollte sich das Tool in die Schnellstartleiste der Taskleiste legen.

Nach einem Klick auf das Icon des Snipping Tools, wird das System angehalten und der Bildschirm wird blaß. Außerdem erscheint ein Fenster um noch besondere Einstellungen vorzunehmen. Der Mauspfeil wird zu einem Kreuz.

Umfahren Sie mit gedrückter linker Maustaste den Teil des Bildschirms, den Sie als Screenshot brauchen.

Sobald sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Screenshot weiterbearbeiten können. Sie können den Screenshot als Bild in verschiedenen Formaten speichern oder ihn einfach nur kopieren und in eine Anwendung (z.B. Word) einfügen.

Das Snipping Tool ist ein kleines, aber feines Boardmittel um schnell einen Screenshot zu erstellen.

Leider steht es nur Benutzern von Vista oder Windows 7 zur Verfügung. Windows XP User müssen sich mit den 2 Tastenkombinationen, die es für Screenshots gibt, begnügen.

Ab dem 21.10.2010 gibt es für Umsteiger auf Windows 7 wieder das Family Pack, das 3 Lizenzen für Windows 7 HomePremium enthält und gegenüber der Einzelversion wesentlich günstiger ist.

Internet Explorer 9 Beta: Wo befindet sich das OneNote Symbol?

Ursula Eilers — Thu, 23 Sep 2010 20:08:19 +0000

Die spartanische Oberfläche vom IE 9 stellt unbestritten die Webseite in den Vordergrund. Wo aber sind die Symbole für Microsoft OneNote zu finden?

OneNote wird als Add-On dem Internet Explorer hinzugefügt. Anders als Add-Ons von Drittherstellern bringt OneNote aber keine eigene Symbolleiste mit, sondern integriert sich in die Befehlsleiste des Internet Explorers. Diese kann durch einem KLick mit der rechten Maustaste neben dem Tab zum Erstellen eine neuen Registerkarte im Kontextmenü aktiviert werden.

Weiterführende Links:

Internet Explorer 9 Beta: Tastenkombinationen

Ursula Eilers — Tue, 21 Sep 2010 23:09:57 +0000

Tastenkombinationen sind vor allem bei Profis beliebt, die nicht ständig zur Maus greifen wollen. Die meisten Tastenkombinationen fuktionieren in allen Browsern. Für den Internet Explorer 9 haben sich die Entwickler aber einige neue Kombinationen einfallen lassen, die für andere Browser nicht gelten.

Teilweise gibt es jetzt für eine Funktion aber im Internet Explorer 9 aber auch 2 Tastenkombinationen. Das ist sicher für Laien etwas verwirrend und ich glaube persönlich nicht, dass sich die neuen Tastenkombinationen durchsetzen werden, wenn es auch eine alte Kombination gibt, die für alle Browser gilt.

In den nachfolgenden Übersichten werde ich die Kombinationen mit einem Stern kennzeichnen, die für die meisten Browser gelten.

Neue Tastenkombinationen im Internet Explorer 9 Beta

Beschreibung	Tastenkombination
Anzeigen der Menüleiste Zeigen Sie die Menüleiste an. Nachdem Sie eine Auswahl vorgenommen haben, wird die Menüleiste ausgeblendet.
Zur Startseite wechseln Sie können eine Startseite in den Internetoptionen festlegen. Diese Startseite wird mit dieser Tastenkombination aufgerufen Zur Startseite wechseln Sie können eine Startseite in den Internetoptionen festlegen. Diese Startseite wird mit dieser Tastenkombination aufgerufen		+ +
Explorerleiste anzeigen Ruft Favoriten, Feeds und den Browserverlauf (Historie) auf.		+
Downloadmanager öffnen Der Downloadmanager ist neu im IE 9. Die Tastenkombination ruft auch im Firefox den Downloadmanager auf.		+

Suchen im Internet Explorer 9 Beta

Beschreibung	Tastenkombination
Die Sucheingabe aktivieren Die Sucheingabe im IE 9 ist mit der Adressleiste gekoppelt. Das ist gewöhnungsbedürftig. Andere Browser haben dafür eine eigene Suchzeile. Mit dem Betätigenn der Tastenkombination erscheint in der Adressleiste ein kleines Fragezeichen und zeigt damit an, dass die Suche aktiviert ist.		+
Auf der Seite suchen Hier wird es ohne Tastenkombination schwer, den Befehl überhaupt aufzurufen, denn mit der Maus ist er nur über die Menüleiste aufzurufen. Und diese rufen Sie ja mit der ALT-Taste auf.		+
Weitersuchen Kommt der gesuchte Begriff mehrfach auf der Seite vor, reicht die Enter-Taste um weiterzusuchen und den vorher gefunden Begriff gleichzeitig hervorzuheben.

Auf der nächsten Seite: Tastenkombinationen für Favoriten

Internet Explorer 9 Beta: Favoriten einrichten

Ursula Eilers — Mon, 20 Sep 2010 21:32:55 +0000

Im IE 9 müssen Sie nach der Installation suchen, bis Sie Ihre Favoriten gefunden haben. Sie verbergen sich hinter einem unscheinbaren Stern. Doch dahinter verbirgt sich noch mehr. Hier finden sich außer den Favoriten, auch die Feeds und der Verlauf.

Im Fenster verbergen sich außer den Favoritenordnern auch ein Menü und eine Schaltfläche. Das Menü beinhaltet die Befehle zur Favoritenbearbeitung:

Zu Favoriten hinzufügen… (STRG + D)
Zur Favoritenleiste hinzufügen
Aktuelle Registerkarte zu Favoriten hinzufügen …
Importieren und Exportieren…
Favoriten verwalten … (STRG + B)

Zu Favoriten hinzufügen

Ein Klick auf den Befehl (nicht auf den Pfeil) öffnet das Fenster “Favoriten hinzufügen”.

Ein Klick auf “Hinzufügen” ohne den Ordner zu ändern, fügt den Link unterhalb der Ordner bei den Favoriten ein.

Für diesen Befehl gibt es auch 2 Tastenkombinationen, STRG + D und ALT + Z. STRG + D funktioniert in jedem Browser nicht nur im IE, ALT + Z gilt wohl nur im IE.

Wenn Sie den Pfeil neben “Favoriten hinzufügen” anklicken, öffnen sich die weiteren Befehle.

Zur Favoritenleiste hinzufügen

Dieser Befehl fügt den Link sofort in die Favoritenleiste ein. Er ist also nicht zu empfehlen, wenn Sie in der Favoritenleiste mit Ordnern arbeiten.

Aktuelle Registerkarte zu Favoriten hinzufügen

Dieser Befehl ist ausgegraut und funktioniert scheinbar noch nicht.

Importieren und Exportieren

Nach dem Aufrufen dieses Befehls erscheint das Fenster “Einstellungen für den Import/Export. Gemeint ist das Im- oder Exportieren von Favoriten. Wie man Favoriten importiert, werde ich am Ende dieses Artikels erklären.

Favoriten verwalten

Ein Klick auf diesen Befehl öffnet das Fenter “Favoriten verwalten”.

Hier können Sie Links verschieben, umbenennen, löschen oder neue Ordner für Links erstellen.

Eine wichtige Schaltfläche finden Sie rechts neben “Favoriten verwalten”. Wer es gewöhnt ist, die Favoriten, die Feeds und den Verlauf auf der linken Seite des Browsers zu haben und zwar immer, der kann mit dieser Schaltfläche den alten Zustand wieder herstellen.

Ein Klick mit der Maus und schon wandert das Fenster auf die linke Seite und wird fest angedockt.

Und noch eine Neuerung gibt es im Favoritenfenster, die mir persönlich sehr gut gefällt. Enthält ein Ordner mehrere Links zu Ihren favorisierten Fenster, dann können Sie diese auch alle auf einmal öffnen. Wenn Sie mit der Maus auf einen Ordner zeigen, erscheint am Ende ein blauer Pfeil.

Klicken Sie auf den Pfeil und alle im Ordner befindlichen Links werden im IE 9 geöffnet.

Aber jetzt sollten wir mal die schon integrierten Ordner genauer unter die Lupe nehmen.

Favoritenordner im IE 9 Beta

Internet Explorer 9 Beta: Menüleiste und Statusleiste aktivieren

Ursula Eilers — Fri, 17 Sep 2010 14:53:35 +0000

Seit 2 Tagen ist die Beta-Version des Internet Explores 9 da und viele User kommen mit der neuen Optik nicht zurecht. Ihnen fehlen die Dinge, die sie auch von anderen Browsern gewöhnt sind.

Menüleiste
Statusleiste
Linkleiste

Ich vermisse die Statusleiste auch, ich bin es gewöhnt, damit Links zu kontrollieren oder zu zoomen. Ebenso mehr noch als die Menüleiste vermisse ich meine Linkleiste, die ich dazu benutze Links in Ordner zu sortieren und griffbereit zu haben.

Es ist jedoch relativ einfach, die alten Leisten wieder zu aktivieren, wenn man weiß wo. Hier sucht man sehr, wenn man nicht den Artikel über die Neuerungen im IE 9 hier im Magazin oder nach der Installation bei Microsoft genau gelesen hat.

Es reicht ein Klick mit der rechten Maustaste neben den Tab für eine neue Registerkarte, wie es der Screenshot zeigt.

Hier kann ich alle Leisten aktivieren, sie heißen bis auf die Statusleiste nur mal wieder anders (den Übersetzern sei Dank). Aus der Linkleiste die Favoritenleiste und nur die Statusleiste heißt wie immer. Da wird das Suchen von Gewohntem zu einem “reinen Vergnügen”. Ich weiß nicht, ob das auch im Englischen so ist, ich werde es auch nicht nachprüfen. Hauptsache Sie finden jetzt, was Sie vermissen.

So sieht der IE 9 aus, wenn alle 3 Leisten eingeschaltet sind:

Die Befehlsleiste- und die Linkleiste erscheinen unterhalb der Registerkarte, nicht unbedingt angenehm, denn das bedeutet auch, dass nicht sehr viel Platz für neue Registerkarten ist.

Die Befehlsleiste ist aber immer noch nicht die Menüleiste, die viele von uns suchen. Hier haben sich die Entwickler etwas ganz besonderes einfallen lassen. Drücken Sie die ALT-Taste und die Menüleiste erscheint. Allerdings nur temporär. Haben Sie den gewünschten Befehl ausgewählt, verschwindet sie wieder. Eine Lösung fürProfis, aber auch eine für Laien?

Jetzt sollte man ja annehmen, das ein Menü, das in einem Programm Extras heißt, die gleichen Befehle enthält. Nein weit gefehlt. Die beiden Menüs beinhalten völlig unterschiedliche Befehle. Und wenn ich die Extras der Befehlsleiste aufrufe, habe ich wieder andere Möglichkeiten.

Verstehen muss ich das nicht, vielleicht verstehen es die Entwickler. Besonders interessant ist die Situation für alle, die gern mit Tastenkombinationen arbeiten. ALT + X ruft die Extras auf, aber welche? Normalerweise und gewollt ist es es wohl, dass die Extras unterhalb des Symbols auf der rechten Seite aufgerufen werden. Wenn Sie aber die Menüleiste aktivieren und sie durch einen Klick mit der Maus festhalten, dann erscheinen bei der Tastenkombination ALT + X gleich zwei Menüs.

Sehr interessant. Die 3. Extras in der Befehlsleiste rufen Sie übrigens mit ALT + T auf.

Weiterführende Links:

Outlook 2010 Konten sichern, exportieren und importieren

Ursula Eilers — Wed, 15 Sep 2010 13:29:19 +0000

Immer wieder taucht in den Foren die Frage auf, wie Outlook 2010 Konten gesichert werden können. Gerade jetzt, wo die meisten von der Office 2010 – Betaversion auf eine Vollversion Office 2010 umsteigen.

In der Knowledgebase des Forums Office 2010 Hilfe wird jetzt mit einem Video gezeigt, wie die Konten über die Registry gesichert werden können und nach einer Neuinstallation wieder in die Registry importiert werden können, so dass ein langwieriges Konten erstellen der Vergangenheit angehört.

Outlook Konten übernehmen

Grundlagen in PowerPoint: Die Führungslinien

Ursula Eilers — Tue, 07 Sep 2010 18:01:36 +0000

PowerPoint ist eine mächtiges Werkzeug um professionelle Präsentationen zu erstellen und wartet mit jeder neuen Version auch immer mit neuen “phantastischen” Neuerungen auf. Vergessen wird dabei sehr häufig, dass nicht die optischen Eindrücke eine gute Präsentation ausmachen, sondern der Inhalt.

Was aber für das Publikum immer sehr störend auf Folien wirkt, sind schlecht und nicht exakt ausgerichtete Elemente, die dann auf einer nächsten Folie auch noch “springen”, weil sie nicht genau an der gleichen Stelle positioniert sind. Um das zu verhindern, brauchen Sie keine der Neuerungen, sondern einfach nur die grundlegenden Hilfsmittel, die es schon immer in PowerPoint gab und die etwas in Vergessenenheit geraten.

Die mangelende Kenntnis der Grundlagen fällt natürlich vor allem in Foren auf. Da werden die phantastischsten Effekte auf Folien präsentiert, aber wie ein Objekt exakt an eine andere Position transportiert wird, weiß der Frager nicht.

Das Forum Office 2010 Hilfe hat in seiner Knowledgebase jetzt ein Tutorial zu PowerPoint veröffentlicht, das sich mit den inzwischen scheinbar auch bei Profis relativ unbekannten Führungslinien beschäftigt.

Exaktes Ausrichten von Objekten mit Führungslinien